Operacje wykonywane na e-Fakturach odebranych z Portalu Dokumentów
Moduł Dokumenty pobrane udostępnia szereg operacji, dzięki którym Twoja praca z odebranymi fakturami stanie się sprawniejsza.
Poszczególne operacje (dla zaznaczonego dokumentu) odnajdziesz w górnym menu lub menu kontekstowym (prawy klawisz myszy na pozycji).
Duża część opcji w menu pozwala wprowadzać e-faktury na różne sposoby do odpowiednich ewidencji księgowych. Ich działanie zostało opisane w kolejnym kroku.
Operacje niezwiązane bezpośrednio z dekretacją księgową pozwalają jednak zarządzać dokumentem jeszcze przed jego ujęciem w ewidencjach księgowych. Zapoznaj się z tego typu opcjami, dostępnymi w menu:
- Usuń – pozwala usunąć zaznaczony dokument, który nie został jeszcze zadekretowany. Jeśli usuwasz w ten sposób dokument, zniknie on z Twojego programu, a w Portalu Dokumentów trafi do Kosza.
- Przywróć do obiegu – opcja bardzo przydatna w sytuacji, gdy otrzymany dokument jest niekompletny i wymaga dodatkowego opisu. Powoduje ona cofnięcie e-Faktury do Portalu Dokumentów, gdzie nadawca będzie miał możliwość dodania do niej opisu i przesłania jej ponownie do księgowości. Przywracając dokument do Portalu możesz wprowadzić komentarz dla nadawcy, w którym poinformujesz go o konieczności uzupełnienia opisu.
- Zmień status przetworzenia – pozwala na ręczną modyfikację ścieżki obsługi pobranej e-faktury w ramach systemów InsERT. Masz tu do wyboru cztery opcje: Do przetworzenia w Subiekcie, Przetwarzany tylko w księgowości, Odrzucony oraz Nieokreślony. Warto pamiętać, że status jaki dokument otrzymuje domyślnie po pobraniu, zależy od ustawień w konfiguracji parametrów pobierania e-faktur (w przedstawianym przez nas przykładzie, program jest skonfigurowany tak, że wszystkie pobierane e-Faktury z góry przyjmują status Przetwarzany tylko w księgowości).
- Nie podlega księgowaniu / Cofnij Nie podlega księgowaniu – opcja ta pozwala wykluczyć dokument z procesu dekretacji bez jego fizycznego usuwania z bazy. Jest niezwykle przydatna w sytuacji, gdy pobrana e-Faktura z KSeF (np. omyłkowo wystawiona na NIP Twojej firmy lub dotycząca zakupu prywatnego) nie stanowi kosztu i nie powinna trafić do ewidencji księgowych. Użycie opcji Cofnij Nie podlega księgowaniu pozwala w razie pomyłki przywrócić taki dokument i umożliwić jego dekretację.
- Otwórz – otwiera odebrany dokument w odrębnym (zewnętrznym) oknie.
- Drukuj – pozwala wydrukować podgląd e-Faktury w widoku skróconym lub pełnym.
