Konfiguracja parametrów pobierania e-faktur z KSeF
W tym kroku dostosujemy parametry pobierania e-faktur z Krajowego Systemu e-Faktur przy pomocy Portalu Dokumentów.
Uwaga! Poniższy proces przedstawiono na podmiocie, który ma już poprawnie skonfigurowaną podstawową komunikację z KSeF. Jeśli w Twoim programie księgowym KSeF nie jest jeszcze skonfigurowany, koniecznie zobacz dedykowany film instruktażowy, w którym pokazujemy, jak to zrobić krok po kroku.
Aby dostosować pobieranie e-Faktur, w prawym górnym rogu okna programu kliknij w widget Zarządzanie KSeF. Następnie wybierz opcję Konfiguracja. W otwartym oknie parametrów KSeF przejdź do Ustawień odbioru e-faktur.
W tym miejscu najważniejszym elementem z punktu widzenia współpracy z Portalem Dokumentów jest parametr Po pobraniu dokumentu. Warto zaznaczyć, że ustawia się go indywidualnie dla pobieranych e-faktur zakupu oraz sprzedaży. To on odpowiada za to, co stanie się z e-fakturą natychmiast po jej pobraniu z systemu KSeF. Dla każdego z tych typów dokumentów do wyboru masz dwie możliwości:
- Zatrzymaj w Portalu Dokumentów – wybierz tę opcję, jeśli chcesz, aby faktury przed trafieniem do księgowości przeszły proces weryfikacji. Dokumenty zatrzymają się w Portalu, gdzie uprawnieni użytkownicy (klienci biura rachunkowego lub pracownicy firm z własną księgowością) będą mogli je przejrzeć, dodać opis merytoryczny lub etykiety, a następnie przekazać księgowości.
- Prześlij od razu do księgowości – wybierz tę opcję (tzw. prosty model pracy), jeśli nie potrzebujesz dodatkowej weryfikacji dokumentów w Portalu. Pobrane e-faktury nie będą zatrzymywać się w aplikacji webowej, trafiając automatycznie do programu księgowego, gdzie nastąpi ich dekretacja.
Pozostałe opcje w tym oknie dotyczą ogólnej konfiguracji komunikacji z KSeF, która została szczegółowo omówiona we wskazanym wcześniej filmie. Po dostosowaniu odpowiedniego parametru zapisz wprowadzone zmiany klikając WYKONAJ.
Po zakończeniu tej konfiguracji, jej aktualny stan jest widoczny w Portalu Dokumentów (Ustawienia -> Konfiguracja KSeF). Pamiętaj jednak, że Portal pełni w tym miejscu jedynie funkcję informacyjną – zmiana tych ustawień możliwa jest wyłącznie z poziomu Twojego programu księgowego (Rachmistrza lub Rewizora GT/nexo/nexo PRO).
Warto również wiedzieć, że oprócz przedstawionego wyżej kreatora, dostęp do ustawień masz zawsze w głównych parametrach programu (ścieżka: Konfiguracja -> Parametry KSeF). Z tego poziomu włączenie weryfikacji dokumentów w Portalu odbywa się poprzez zaznaczenie pola wyboru: pobrane faktury będą obsługiwane w Portalu Dokumentów przed przekazaniem do programu księgowego. Dodatkowo, w Parametrach KSeF ustawienia pobierania dokumentów zakupu zostały podzielone na zwykłe faktury (w których firma jest nabywcą) oraz faktury, w których firma występuje w innej roli (jako tzw. podmiot trzeci, np. odbiorca lub płatnik).
