Wybór obiegu dokumentów
W celu pierwszego uruchomienia Portalu Dokumentów należy kliknąć menu wyboru aplikacji i kolejno w Portal Dokumentów.
Podczas pierwszego uruchomienia Portalu Dokumentów wyświetlony zostanie ekran omawiający możliwości, z jakich możesz korzystać. Zapoznaj się z poszczególnymi krokami klikając w przycisk Zaczynajmy. Możesz też użyć przycisku Przeczytaj później. W tutorialu nie będziemy omawiać poszczególnych kroków i skorzystamy z możliwości zamknięcia „samouczka”.
Portal Dokumentów udostępnia dwa sposoby pracy z dokumentami. Domyślnie włączony jest sposób pracy Wysyłka tylko do księgowości. W celu zapoznania się ze szczegółami i dokonania wyboru sposobu pracy kliknij w Ustawienia (menu koła zębatego), a następnie w Ustawienia aplikacji.
Pierwszy sposób pracy, czyli automatyczne wysyłanie dokumentów do programu księgowego służy do bezpośredniego przesyłania dokumentów do programu księgowego, w formie plików PDF czy zdjęć, przez pracowników lub współpracowników firmy. Jest to najprostszy sposób pracy z dokumentami, polegający na zdalnym dostarczaniu plików do księgowości oraz automatycznym odczytywaniu treści przesłanych dokumentów. Sposób ten charakteryzuje się także możliwością dodania opisu do dokumentu (w celu łatwiejszej analizy dokumentu przez księgowego) oraz tym, że wszyscy użytkownicy posiadają te same uprawnienia.
Tak jak już wspominano jest to domyślny sposób pracy ustawiony automatycznie po aktywowaniu Portalu Dokumentów. Zmianę sposobu pracy umożliwia przycisk Wybierz.
Obieg dokumentów (wersja rozszerzona) polecany jest firmom, w których zwykła weryfikacja dokumentów przed ich wysłaniem do programów księgowych jest niewystarczająca. Dokumenty przed wysłaniem można przekazywać pomiędzy różnymi osobami w firmie, akceptować je oraz nadawać im opisy. W ten sposób dokumenty przechodzą przez ręce kilku osób, zanim zostaną przekazane do księgowości. Sposób ten charakteryzuje się także możliwością dodania opisu do dokumentu (w celu łatwiejszej analizy dokumentu przez księgowego), zróżnicowaniem uprawnień użytkowników oraz możliwością zaakceptowania lub odrzucenia dokumentu.
W celu wybrania tego sposobu pracy należy kliknąć w przycisk Wybierz.
Wybór tego sposobu związany jest z koniecznością dodania uprawnień użytkownikom, którzy będą pracować wykorzystując obieg dokumentów. Kliknij w przycisk Ustaw uprawnienia w celu otwarcia modułu związanego z zarządzaniem Użytkownikami. Dodanie nowych użytkowników i nadanie im uprawnień opisane zostały w następnym kroku tutoriala.
Warto zaznaczyć, że wybrany teraz schemat pracy będziesz mógł zmienić w przyszłości w ustawieniach aplikacji. W tym celu wystarczy kliknąć Ustawienia (ikona koła zębatego) i Ustawienia aplikacji.
Pojawi się możliwość zmiany sposobu pracy.
