Weryfikacja dokumentu
Użytkownik z uprawnieniami do wszystkich akcji ma dostęp do wszystkich dokumentów, które zostały wysłane przez pracowników firmy. Gdy inni użytkownicy dodają dokumenty, trafiają one do modułu U mnie osób z uprawnieniami do wszystkich akcji.
Aby wyświetlić podgląd przesłanego dokumentu i rozpocząć jego analizą, wystarczy kliknąć w wybrany plik.
Warto wspomnieć, że istnieje możliwość wykonywania operacji zbiorczych na dokumentach – bez podglądu. Wystarczy zaznaczyć na liście kilka pozycji, a możliwe do wykonania operacje wyświetlą się tuż nad tabelą.
W czasie pracy z dokumentami, użytkownik z uprawnieniami do wszystkich akcji, ma możliwość wykonania szeregu operacji:
- (1) Przekazanie dokumentu do dowolnego pracownika w celu wykonania działań i czynności z dokumentem, np. uzupełnienie opisu, sprawdzenie poprawności merytorycznej, wykonanie jakiejś czynności „poza systemem”;
- (2) Przekazanie dokumentu do akceptacji do osoby decyzyjnej, np. w celu zatwierdzenia wydatku przez dyrektora finansowego;
- (3) Zakończenie przepływu dokumentu poprzez wysłanie go do księgowości;
- (4) Zakończenie przepływu już na poziomie aplikacji webowej (Zakończ bez księgowania) – dla dokumentów, które nie muszą być tam dostarczone, np. faktury pro forma;
- (5) Usunięcie dokumentu;
- (6) Pobranie pliku dokumentu na dysk komputera.
Dokumenty, które zostały przekazane do innego pracownika (zarówno opcją Przekaż dalej jak i Do akceptacji), można śledzić w folderze W toku.
W pracy nad dokumentami księgowymi ważne jest zachowanie terminów. Tutaj użytkownik może obserwować, jak długo dokumenty znajdują się u danego pracownika i odpowiednio interweniować. W sytuacjach krytycznych (np. niespodziewana długa nieobecność pracownika) taki użytkownik ma możliwość wykonania akcji Przejęcia dokumentu, dzięki której dokument zostaje przypisany do niego. Następnie może zdecydować, co ma się stać z przejętym dokumentem (np. przekazać go do innego pracownika o takich samych kompetencjach).
W module W toku użytkownik może przeglądać dokumenty (Otwórz), jak i je pobierać (Pobierz plik(i)).
Dokumenty, których przepływ już się zakończył, dostępne są w sekcji Zakończone.
Sekcja Wszystkie wyświetli komplet dokumentów znajdujących się w sekcji U mnie, W toku oraz Zakończone.
W sekcji Kosz wyświetlają się wszystkie usunięte przez użytkownika pliki. Pozostaną one w tym miejscu przez 90 dni, chyba, że użytkownik zdecyduje się na ich usunięcie z kosza lub przywrócenie ich do obiegu. Z tego poziomu istnieje również możliwość pobrania usuniętych plików.
Sprawdź inne tutoriale i zobacz, jak pracować z Portalem Dokumentów.