Klienci
Kompleksowa baza klientów
Program umożliwia prowadzenie szczegółowej kartoteki klientów, zarówno firm jak i osób fizycznych, a także instytucji, pracowników i wspólników.
Wspólna kartoteka
Centralna baza klientów, współdzielona z pozostałymi programami linii nexo, eliminuje redundancję danych i zapewnia ich spójność w całej firmie. W praktyce oznacza to, że każda modyfikacja danych kontaktowych, adresu czy warunków handlowych wprowadzona np. przez handlowca w Subiekcie nexo jest natychmiast dostępna dla działu księgowości pracującego na Rachmistrzu lub Rewizorze nexo. Zapobiega to kosztownym pomyłkom, takim jak wysyłka faktury na nieaktualny adres oraz eliminuje potrzebę wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji w różnych systemach, co znacząco redukuje obciążenie administracyjne i podnosi jakość danych.
Kartoteka pozwala również na definiowanie indywidualnych parametrów dla kontrahentów (takich jak domyślne formy płatności, przypisane cenniki, rabaty czy limity kredytowe), przechowywanie wielu adresów dostaw i osób kontaktowych oraz personalizowanie danych na potrzeby zapisów księgowych.
Segmentacja klientów
System umożliwia precyzyjny podział bazy na klientów standardowych (kontrahentów, z którymi firma prowadzi aktywną współpracę handlową) oraz potencjalnych (leadów, będących na etapie pozyskiwania). Co istotne, system automatyzuje proces zmiany statusu – wystawienie pierwszego dokumentu dla klienta potencjalnego automatycznie przekształca go w klienta standardowego.
Przekształcanie typu klienta
Program oferuje unikalną elastyczność w zakresie zmiany formalnego typu klienta, na przykład z osoby fizycznej na firmę (i odwrotnie). Proces ten jest kluczowy w sytuacjach, gdy partner biznesowy zmienia formę prawną swojej działalności (np. przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.). Wszystkie powiązane obiekty – w tym historia transakcji, wystawione dokumenty, notatki, a także historia komunikacji – zostają nienaruszone. Gwarantuje to ciągłość danych i eliminuje ryzyko utraty kluczowych informacji, co jest niezbędne dla utrzymania spójności i wiarygodności danych.
Unikalność danych
Program oferuje elastyczność w zakresie zmiany formalnego typu klienta, na przykład z osoby fizycznej na firmę i odwrotnie. Funkcjonalność ta znajduje zastosowanie w sytuacjach, gdy partner biznesowy zmienia formę prawną swojej działalności (np. przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o.). Wszystkie powiązane obiekty – w tym historia transakcji, wystawione dokumenty, notatki, a także historia komunikacji – zostają nienaruszone. Gwarantuje to ciągłość danych i eliminuje ryzyko utraty kluczowych informacji, co jest niezbędne dla utrzymania spójności i wiarygodności ewidencji.
Struktura organizacyjna
Program pozwala na precyzyjne odwzorowanie złożonych struktur organizacyjnych klientów, w tym firm wielooddziałowych i Jednostek samorządu terytorialnego. Możliwe jest zdefiniowanie centrali oraz podległych jej oddziałów. Taka konfiguracja ma bezpośrednie przełożenie na procesy handlowe i finansowe – faktura może zostać wystawiona na konkretny oddział, natomiast system automatycznie wygeneruje płatności na dane centrali. Co więcej, system umożliwia przypisywanie indywidualnych cenników, rabatów czy limitów kredytowych dla poszczególnych oddziałów, co pozwala na elastyczne zarządzanie polityką handlową w ramach jednej organizacji klienta.
Zarządzanie relacjami (CRM)
Kartoteka klienta gromadzi niezbędne informacje wykorzystywane w procesach związanych z utrzymywaniem stałych relacji z klientami. Każdemu klientowi można przypisać opiekuna podstawowego, bezpośrednio odpowiedzialnego za kontakt z klientem oraz opiekunów dodatkowych. System pozwala na ewidencjonowanie przedstawicieli handlowych klienta wraz z ich danymi kontaktowymi i stanowiskami.
Funkcjonalność CRM pozwala dodatkowo na rejestrowanie ważnych dat (np. rocznica współpracy, urodziny) oraz szczegółowych preferencji kontaktowych, takich jak preferowane godziny czy kanały komunikacji. System umożliwia również ewidencjonowanie informacji o sposobie pozyskania klienta i jego istotności dla firmy. Gromadzenie tych danych pozwala na budowanie spersonalizowanych i długotrwałych relacji z klientami.
Zgody i RODO
System umożliwia precyzyjne ewidencjonowanie zgód na przetwarzanie danych osobowych i komunikację marketingową bezpośrednio w kartotece klienta. Mechanizm ten ma bezpośrednie przełożenie na działania operacyjne – próba wysłania wiadomości e-mail lub SMS do klienta bez ważnej zgody na komunikację elektroniczną skutkuje wyświetleniem przez program stosownego ostrzeżenia. Taka funkcjonalność nie tylko wspiera zarządzanie zgodami, ale również stanowi kluczowe narzędzie ułatwiające realizację obowiązków informacyjnych i zapewnienie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO).
Indywidualne parametry księgowe
W kartotece klienta możliwe jest zdefiniowanie indywidualnych parametrów, które są wykorzystywane przez programy księgowe. Ustawienia te pozwalają zarówno na usprawnienie ręcznego wprowadzania zapisów, jak i mogą być wykorzystane w procesach dekretacji automatycznej.
Szablony klientów
W celu przyspieszenia procesu dodawania nowych podmiotów, system pozwala na tworzenie i wykorzystywanie szablonów klientów. Domyślnie dostępne są szablony dla firm i osób fizycznych, które można dowolnie modyfikować lub tworzyć nowe od podstaw. Szablon może zawierać predefiniowane ustawienia, takie jak domyślna forma i termin płatności, przypisany cennik, limit kredytu kupieckiego, a także dane z zakresu CRM czy ustawień księgowych. Zastosowanie szablonów gwarantuje spójność danych oraz znacząco skraca czas potrzebny na wprowadzenie nowego kontrahenta do bazy.
Indywidualne parametry wydruków i komunikacji
System umożliwia szczegółową personalizację wydruków oraz powiązanej z nimi komunikacji dla poszczególnych kontrahentów.
Dla każdego klienta można zdefiniować odrębne wzorce wydruku dla różnych typów dokumentów (np. handlowych lub magazynowych). Możliwe jest również przypisanie domyślnego adresu e-mail do wysyłki dokumentów oraz dedykowanego numeru telefonu do komunikacji SMS. Funkcjonalność obejmuje także wybór osobnych szablonów dla wiadomości e-mail i SMS, co pozwala na znaczące usprawnienie i automatyzację procesu komunikacji.
Informator o kliencie
Błyskawiczny dostęp do pełnej wiedzy o kliencie. To centralne miejsce, w którym bez przełączania się między modułami można sprawdzić wszystkie kluczowe informacje: historię transakcji i rozliczeń, wystawione dokumenty, a także całą historię kontaktów i działań.
