Import i dekretacja automatyczna
Pełna kontrola dokumentów oczekujących na dekretację
Moduł Dekretacja dokumentów to centralne miejsce w programie księgowym, rodzaj „poczekalni”, do której trafiają wszystkie dokumenty przeznaczone do zaksięgowania. Gromadzi on dokumenty (konkretnie obrazy księgowe dokumentów) z różnych źródeł: zaimportowane z plików (np. z Subiekta przez plik .epp), pobrane online z innych programów nexo, wczytane z KSeF czy pobrane z Portalu Dokumentów (utworzone przez usługę OCR). W przypadku wspólnej pracy programu księgowego, handlowego i kadrowego na jednej bazie danych, zapisy wprowadzane w poszczególnych programach automatycznie pojawiają się w tym module. Dzięki temu wszystkie dokumenty oczekujące na przetworzenie są zebrane w jednym, kompleksowym i uporządkowanym miejscu.
Automatyczna dekretacja (schematy dekretacji)
Mechanizm ten, oparty na konfigurowalnych schematach dekretacji, stanowi jedną z kluczowych funkcji automatyzujących pracę. Zwalnia on użytkownika z konieczności ręcznego wprowadzania zapisów do ewidencji księgowych. Dzięki temu proces księgowania staje się nie tylko znacznie szybszy, ale również eliminuje ryzyko błędów powstających podczas ręcznego przepisywania danych. Aby ułatwić rozpoczęcie pracy, program udostępnia zestaw gotowych, predefiniowanych schematów wzorcowych dla najczęstszych operacji, które można od razu wykorzystać lub dostosować do własnych potrzeb.
Elastyczna dekretacja dzięki obrazom księgowym
Obraz księgowy to wstępna, edytowalna reprezentacja dokumentu źródłowego, dostępna w module Dekretacja dokumentów. Stanowi on roboczy „szkic” dokumentu, zawierający kluczowe dane z oryginału (np. dane kontrahenta, kwoty, daty), zanim nastąpi formalny zapis księgowy. Możliwe jest wzbogacenie obrazu księgowego o własne, dodatkowe informacje, takie jak przypisanie odpowiedniej kategorii księgowej. Na jego podstawie, z zastosowaniem zdefiniowanych schematów dekretacji, automatycznie tworzony jest formalny zapis księgowy w programie. Takie podejście zapewnia wysoką elastyczność i precyzję w procesie dekretacji.
Odbiór dokumentów w trybie offline
Dokumenty do dekretacji można odbierać w trybie offline poprzez import plików. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne, gdy niemożliwa jest komunikacja online lub praca na jednej bazie danych. Tryb offline znacząco ułatwia wymianę danych, na przykład między biurem rachunkowym a klientem, który korzysta z oprogramowania InsERT (takiego jak Subiekt nexo/nexo PRO, Subiekt GT) lub innego systemu umożliwiającego eksport danych w odpowiednich formatach. System nexo obsługuje dwa główne formaty wymiany plików:
- XML: To podstawowy format wymiany danych pomiędzy programami z linii nexo.
- EDI++ (plik .epp): Ten format zapewnia komunikację nie tylko z programami księgowymi nexo, ale również wsteczną kompatybilność z linią InsERT GT.
OCR i Portal Dokumentów
System, poprzez integrację z Portalem Dokumentów, oferuje usługę optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Proces polega na wczytaniu skanu lub zdjęcia faktury, które jest następnie analizowane przez mechanizmy OCR. W rezultacie w programie pojawia się wstępnie wypełniony obraz księgowy dokumentu z rozpoznanymi danymi (kontrahent, daty, kwoty), co drastycznie skraca czas potrzebny na ręczne wprowadzanie danych z dokumentów papierowych.
Integracja z KSeF
Możliwość bezpośredniego pobierania faktur ustrukturyzowanych z rządowej platformy KSeF gwarantuje poprawność danych i eliminuje konieczność oczekiwania na dostarczenie dokumentów do księgowości. Dzięki temu proces księgowania ulega znacznemu przyspieszeniu, co bezpośrednio przekłada się na efektywność pracy i aktualność danych.
Integracja z KSeF
Możliwość bezpośredniego pobierania faktur ustrukturyzowanych z rządowej platformy KSeF gwarantuje poprawność danych i eliminuje konieczność oczekiwania na dostarczenie dokumentów do księgowości. Dzięki temu proces księgowania ulega znacznemu przyspieszeniu, co bezpośrednio przekłada się na efektywność pracy i aktualność danych.
Wymiana danych online (w ramach Abonamentu)
Abonament umożliwia korzystanie z nowoczesnej i bezpiecznej platformy do wymiany dokumentów online między programami InsERT. Klienci używający Subiekta nexo lub Subiekta 123 mogą w prosty sposób przesyłać dokumenty oraz niezbędne konfiguracje bezpośrednio do programu księgowego (własnej księgowości pracującej na oddzielnej bazie danych lub do biura rachunkowego). Analogicznie, dane płacowe z Gratyfikanta nexo mogą być automatycznie przesyłane do zaksięgowania. Zaletą tego sposobu wymiany danych jest brak konieczności żmudnego generowania i przesyłania plików – dokumenty wysłane online są natychmiast dostępne do odbioru w księgowości.
