Funkcje abonamentowe
Aktualizacje programu
Posiadanie aktywnego Abonamentu gwarantuje dostęp do wszystkich najnowszych wersji programu, które zawierają zarówno aktualizacje dostosowujące system do zmieniających się przepisów prawa (podatkowych, ZUS, sprawozdawczych), jak i nowe funkcje oraz ulepszenia, które podnoszą komfort i wydajność pracy. Aktualizacje mogą być pobierane bezpośrednio z poziomu programu.
Aktualizacje parametrów
System automatycznie aktualizuje kluczowe parametry i słowniki niezbędne do prawidłowego funkcjonowania firmy. Dzięki temu program jest zawsze zgodny z aktualnym stanem prawnym, bez konieczności manualnego wprowadzania zmian.
Wiadomości InsMail
Wiadomości InsMail pozwalają na bieżące otrzymywanie informacji o nowych wersjach, funkcjonalnościach i promocjach bezpośrednio w programie. Dzięki temu możliwe jest pozostanie na bieżąco ze wszystkimi udogodnieniami i pełne wykorzystanie możliwości systemu. InsMail informuje również o problemach technicznych, na przykład tych związanych z wysyłką deklaracji, co eliminuje potrzebę monitorowania stron urzędowych.
Kompleksowa ochrona danych osobowych (RODO)
Program oferuje szereg funkcji wspierających realizację obowiązków wynikających z Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Umożliwia m.in. rozbudowane zarządzanie zgodami na przetwarzanie danych, realizację prawa do bycia zapomnianym poprzez anonimizację danych klienta oraz generowanie wydruków informacyjnych dla osób, których dane są przetwarzane. Dodatkowo, system wyposażono w moduł monitorowania, który rejestruje operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak ich przeglądanie, edycja czy drukowanie, co pozwala na śledzenie historii dostępu do danych.
Pełny Ślad Rewizyjny
Pełny ślad rewizyjny stanowi kluczowe narzędzie dla podmiotów podlegających audytom oraz tych, które wymagają ścisłej kontroli dostępu do danych. Funkcjonalność ta rejestruje szczegółową historię zmian dla kluczowych informacji w systemie, odnotowując użytkownika, czas oraz charakter modyfikacji (wartość przed i po zmianie), a także fakt usunięcia obiektu. Dzięki temu zapewniona jest kompleksowa rozliczalność wszystkich operacji.
JPK i e-Kontrole
Abonament zapewnia stałą zgodność generowanych plików JPK_V7M i JPK_V7K z najnowszymi schematami publikowanymi przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia również tworzenie plików JPK na żądanie (e-Kontrole), co jest kluczowe podczas kontroli skarbowych.
Generowane w Subiekcie nexo/nexo PRO wewnętrzne pliki JPK_V7M/K zawierają komplet danych z rejestrów VAT sprzedaży i zakupu. Mogą być łatwo eksportowane i importowane w programach księgowych, zapewniając pełną integrację i rzetelność danych.
Zawsze aktualne kursy walut
Program automatycznie pobiera aktualne kursy walut z Narodowego Banku Polskiego (NBP) oraz Europejskiego Banku Centralnego (EBC). Funkcja ta eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania kursów i zapewnia ich poprawność podczas wprowadzania dokumentów walutowych oraz naliczania różnic kursowych w programach księgowych.
Integracja z bazami danych i systemami zewnętrznymi
System, dzięki połączeniu z oficjalnymi bazami danych, pozwala na błyskawiczną weryfikację kontrahentów.
GUS i CEIDG
Wbudowana integracja z bazami Głównego Urzędu Statystycznego i Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pozwala na automatyczne pobranie danych adresowych kontrahenta oraz weryfikację statusu jego działalności. Znacząco przyspiesza to pracę i eliminuje ryzyko pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych.
Kaucja gwarancyjna
Weryfikacja statusu kaucji gwarancyjnej kontrahenta w oficjalnym wykazie Ministerstwa Finansów daje pewność, że dany partner handlowy spełnia wymogi ustawowe. Minimalizuje to ryzyko pociągnięcia do odpowiedzialności solidarnej za ewentualne zaległości podatkowe kontrahenta.
Portal Podatnika
Sprawdzanie poprawności numeru NIP klienta.
VIES
Weryfikacja statusu VAT kontrahentów z Unii Europejskiej (dla transakcji wewnątrzunijnych).
Biała lista podatników VAT
Integracja z Białą Listą Podatników umożliwia bieżącą weryfikację rachunku kontrahenta przed wykonaniem przelewu, co jest kluczowe dla uniknięcia negatywnych konsekwencji podatkowych, w tym braku możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu (w odniesieniu do płatności powyżej 15 000 zł na rachunek spoza Białej Listy) oraz odpowiedzialności solidarnej za VAT kontrahenta. Pozwala również na automatyczne pobieranie i zapisywanie pełnej listy rachunków bankowych bezpośrednio w kartotece klienta.
InsERT mobile
Dostęp do aplikacji InsERT mobile zapewnia swobodę i efektywność pracy poza siedzibą firmy. Umożliwia on użytkownikom stały, mobilny dostęp do kluczowych danych z systemu InsERT nexo, takich jak informacje o klientach (moduł bezpłatny w ramach Abonamentu na dowolny program z linii InsERT nexo) i zaplanowane działania w kalendarzu (moduł licencjonowany przeznaczony dla użytkowników posiadających Abonament do Gestora nexo). Dzięki temu pracownicy terenowi mogą na bieżąco zarządzać kontaktami, realizować zadania oraz otrzymywać ważne powiadomienia m.in. o nowych wersjach aplikacji InsERT i informacje prawne bezpośrednio na swój telefon.
vendero
Integracja z platformą vendero umożliwia uruchomienie firmowej strony internetowej. W bezpłatnej wersji dostępna jest prosta wizytówka firmy (np. z informacjami na temat prowadzonej działalności lub zakresu świadczonych usług przez biuro rachunkowe). Wersja płatna pozwala natomiast na stworzenie rozbudowanej witryny z ofertą lub w pełni funkcjonalnego sklepu internetowego. W tym drugim przypadku kluczową zaletą jest automatyczna synchronizacja danych dotyczących towarów i zamówień z Subiekta nexo.
Powiadomienia push
Bieżące powiadomienia o ważnych zdarzeniach w systemie są dostępne nawet wtedy, gdy aplikacja jest nieaktywna, zminimalizowana lub działa w tle.
Wysyłka załączników przez chmurę
Przy wysyłaniu wiadomości e-mail z dużymi załącznikami, program może automatycznie umieścić pliki na jednym z bezpiecznych serwisów chmurowych (Google Drive, Dropbox, OneDrive) i dołączyć do wiadomości jedynie link do ich pobrania. Zapobiega to problemom z przekraczaniem limitów wielkości załączników narzucanych przez serwery pocztowe i przyśpiesza zbiorcze wysyłanie wiadomości przekazujących te same załączniki.
Wymiana danych online
Abonament umożliwia korzystanie z nowoczesnej i bezpiecznej platformy do wymiany dokumentów online między programami InsERT. Klienci używający Subiekta nexo lub Subiekta 123 mogą w prosty sposób przesyłać dokumenty oraz niezbędne konfiguracje bezpośrednio do programu księgowego (własnej księgowości pracującej na oddzielnej bazie danych lub do biura rachunkowego). Analogicznie, dane płacowe z Gratyfikanta nexo mogą być automatycznie przesyłane do zaksięgowania. Zaletą tego sposobu wymiany danych jest brak konieczności żmudnego generowania i przesyłania plików – dokumenty wysłane online są natychmiast dostępne do odbioru w księgowości.
Integracja online z systemami bankowymi
Integracja online z systemami bankowymi (m.in. mBank CompanyNet, ING Bank Śląski S.A., BNP Paribas S.A.) pozwala na pełną automatyzację rozliczeń. Bezpośrednia komunikacja z bankiem umożliwia zarówno automatyczne pobieranie historii operacji, jak i zlecanie przelewów wprost z programu. Znacząco usprawnia to zarządzanie finansami, przyspiesza procesy płatnicze oraz uzgadnianie wyciągów.
Obsługa VAT-OSS
Program, w ramach abonamentu, zapewnia pełne wsparcie dla procedury VAT-OSS (One-Stop-Shop), która jest niezbędna dla firm prowadzących sprzedaż wysyłkową towarów i usług na rzecz konsumentów z innych krajów Unii Europejskiej. System został przystosowany do obsługi ustawowego limitu sprzedaży wynoszącego 10 000 EUR (42 000 PLN). Do momentu przekroczenia tego limitu, przedsiębiorca może rozliczać podatek VAT w Polsce, wykorzystując w programie dedykowaną transakcję WSTO-SK (Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość – sprzedaż krajowa). Po przekroczeniu limitu lub w przypadku dobrowolnej rejestracji, konieczne jest rozliczanie podatku w kraju nabywcy i stosowanie transakcji WSTO-OSS. Program monitoruje wartość sprzedaży i ułatwia stosowanie odpowiedniej procedury, a na koniec okresu rozliczeniowego umożliwia wygenerowanie i wysyłkę elektronicznej deklaracji VIU-DO, która służy do zbiorczego rozliczenia podatku VAT.
