Weryfikacja dokumentu
Użytkownik z uprawnieniami do wszystkich akcji ma dostęp do wszystkich dokumentów, które zostały wysłane przez pracowników firmy. Trafiają one do modułu U mnie.
W celu podejrzenia i rozpoczęcia analizy wybranego dokumentu, wystarczy kliknąć w wybrany plik.
Warto wspomnieć, że istnieje możliwość wykonania operacji zbiorczych na dokumentach bez podglądu. Wystarczy zaznaczyć je na liście a możliwe operacje wyświetlą się tuż nad tabelą.
W czasie pracy z dokumentami taki użytkownik ma możliwość wykonania szeregu akcji:
- (1) Przekazanie dokumentu do dowolnego pracownika w celu wykonania działań i czynności na czy w związku z dokumentem, np. uzupełnienie opisu, sprawdzenie poprawności merytorycznej, wykonania jakiś czynności „poza systemem”;
- (2) Przekazanie dokumentu do akceptacji do osoby władnej, np. w celu zatwierdzenia wydatku przez dyrektora finansowego;
- (3) Zakończenie przepływu dokumentu poprzez wysłanie go do księgowości;
- (4) Zakończenie przepływu już na poziomie aplikacji webowej (bez wysyłki do księgowości) – dla dokumentów, które nie muszą być tam dostarczone, np. faktury pro forma;
- (5) Usunięcie dokumentu;
- (6) Dodania/usunięcia pliku dokumentu;
Dokumenty, które zostały przekazane do innej osoby, można śledzić w folderze W toku.
W pracy nad dokumentami księgowymi ważne jest zachowanie terminów. Tutaj użytkownik może obserwować, jak długo dokumenty znajdują się u danego pracownika i odpowiednio interweniować. W sytuacjach krytycznych (jak np. niespodziewanej długiej choroby) taki użytkownik ma możliwość wykonania akcji Przejęcia dokumentu, dzięki której dokument zostaje przypisany do niego. Następnie może zdecydować, co ma się stać z przejętym dokumentem (np. przekazanie do innego pracownika o takich samych kompetencjach).
Dokumenty, których przepływ już się zakończył, dostępne są w sekcji Zakończone.
Sekcja Wszystkie wyświetli komplet dokumentów znajdujących się w sekcji U mnie, W toku oraz Zakończone.
W sekcji Kosz wyświetlają się wszystkie usunięte przez użytkownika pliki. Pozostaną one w tym miejscu dopóki użytkownik nie zdecyduje się na usunięcie ich z kosza lub przywrócenie ich do obiegu.
Warto również wspomnieć, że zawartość kosza czyszczona jest automatycznie wraz z zmianą trybu pracy w aplikacji Dokumenty Firmy.
