Konfiguracja parametrów pobierania e-faktur z KSeF
W tym kroku dostosujemy parametry pobierania e-faktur z Krajowego Systemu e-Faktur przy pomocy Portalu Dokumentów.
Uwaga! Poniższy proces przedstawiono na podmiocie, który ma już poprawnie skonfigurowaną podstawową komunikację z KSeF. Jeśli w Twoim programie KSeF nie jest jeszcze podłączony, koniecznie zobacz dedykowany film instruktażowy, w którym pokazujemy, jak to zrobić krok po kroku.
Aby dostosować pobieranie e-Faktur, w prawym górnym rogu okna programu kliknij w ikonę ustawień KSeF.
Następnie z dostępnych opcji wybierz menu Konfiguracja. W otwartym oknie parametrów KSeF przejdź do Ustawień odbioru e-faktur. Operacja ta spowoduje bezpośrednie wyświetlenie głównego okna Parametry KSeF.
W tym miejscu najważniejszym elementem z punktu widzenia współpracy z Portalem Dokumentów jest parametr Po pobraniu dokumentu. Warto zaznaczyć, że ustawia się go indywidualnie dla pobieranych e-faktur zakupu oraz sprzedaży. To on stricte odpowiada za to, co stanie się z e-fakturą natychmiast po jej pobraniu z systemu KSeF. Dla każdego z tych typów dokumentów do wyboru masz dwie ścieżki:
- Zatrzymaj w Portalu Dokumentów – wybierz tę opcję, jeśli chcesz, aby faktury przed trafieniem do księgowości przeszły proces weryfikacji. Dokumenty zatrzymają się w aplikacji webowej Portalu, gdzie uprawnieni pracownicy (np. handlowcy, kierownicy) będą mogli je przejrzeć, dodać opis merytoryczny lub etykiety, a dopiero potem przekazać księgowości.
- Prześlij od razu do księgowości – wybierz tę opcję (tzw. prosty model pracy), jeśli nie potrzebujesz dodatkowej weryfikacji kosztów w firmie. Pobrane e-faktury zignorują proces obiegu w aplikacji i trafią automatycznie prosto do Twojego programu księgowego, gdzie będą czekać na dekretację.
Pozostałe opcje w tym oknie dotyczą stricte ogólnej konfiguracji komunikacji z KSeF, która została szczegółowo omówiona we wskazanym wyżej filmie. Po dostosowaniu odpowiedniego parametru zapisz wprowadzone zmiany klikając OK.
Po zakończeniu tej konfiguracji, jej aktualny stan jest widoczny bezpośrednio z poziomu aplikacji webowej Portal Dokumentów (Ustawienia -> Konfiguracja KSeF). Pamiętaj jednak, że Portal pełni w tym miejscu jedynie funkcję informacyjną – zmiana tych ustawień możliwa jest wyłącznie z poziomu Twojego programu księgowego.
Warto również wiedzieć, że dostęp do tych samych ustawień masz z poziomu tradycyjnego drzewa modułów programu (Administracja -> Parametry -> KSeF).
