Rozpoczęcie pracy z Portalem Dokumentów
W celu pierwszego uruchomienia Portalu Dokumentów należy kliknąć menu wyboru aplikacji i kolejno w Portal Dokumentów.
Podczas pierwszego uruchomienia Portalu Dokumentów wyświetlany jest tzw. samouczek, który prezentuje możliwości aplikacji. Zapoznaj się z poszczególnymi krokami klikając w przycisk Zaczynajmy. Możesz też użyć przycisku Przeczytaj później lub po prostu wyłączyć ekran samouczka zamykając go ikoną w prawym górnym rogu okna.
Portal Dokumentów udostępnia dwa sposoby pracy z dokumentami. Domyślnie włączony jest sposób pracy Wysyłka tylko do księgowości. W celu zapoznania się ze szczegółami i dokonania wyboru sposobu pracy kliknij w Ustawienia (menu koła zębatego w prawym górnym rogu ekranu).
Pierwszy sposób pracy, czyli wysyłanie dokumentów tylko do księgowości pozwala wysyłać dokumenty w formie plików PDF lub zdjęć, bezpośrednio do księgowości lub zapisywać je w samym Portalu w celu dodatkowego zweryfikowania przed wysyłką. Jest to najprostszy sposób pracy z dokumentami. Pozwala dodawać opisy do wysyłanych dokumentów co ułatwia analizę dokumentów w księgowości. Wszyscy użytkownicy korzystający z Portalu Dokumentów w ramach danej firmy posiadają te same uprawnienia.
Tak jak już wspominano jest to domyślny sposób pracy ustawiony automatycznie po aktywowaniu Portalu Dokumentów. Zmianę sposobu pracy umożliwia przycisk Wybierz.
Obieg dokumentów (wersja rozszerzona) stworzony został dla firm, w których zwykła weryfikacja dokumentów przed ich wysłaniem do księgowości jest niewystarczająca. Dokumenty przed przekazaniem do księgowości mogą być przesyłane pomiędzy użytkownikami Portalu Dokumentów (pracownikami firmy), którzy mają możliwości ich opisywania oraz akceptowania. W ten sposób dokumenty, przed przekazaniem do księgowości, podlegają weryfikacji kilku osób, co odzwierciedla typowy obieg dokumentów w firmach. Przechodzą przez ręce kilku osób, zanim zostaną przekazane do księgowości. Ten sposób pracy z Portalem Dokumentów charakteryzuje zróżnicowaniem uprawnień użytkowników – przykładowo jeden z pracowników może być odpowiedzialny za przekazywanie dokumentów odpowiednim osobom (w celu uzyskania akceptacji oraz opisów), a następnie wysyłanie gotowych dokumentów do księgowości. Pozostali pracownicy będą zaś mieli możliwość opisywania oraz akceptowania otrzymanych dokumentów.
W celu wybrania tego sposobu pracy, kliknij w przycisk Wybierz.
Wybór tego sposobu związany jest z koniecznością dodania uprawnień użytkownikom, którzy będą pracować wykorzystując obieg dokumentów. Kliknij w przycisk Ustaw uprawnienia w celu otwarcia modułu związanego z zarządzaniem Użytkownikami. Dodanie nowych użytkowników i nadanie im uprawnień opisane zostały w następnym kroku tutoriala.
Warto zaznaczyć, że wybrany teraz schemat pracy będziesz mógł zmienić w przyszłości w ustawieniach aplikacji. W tym celu wystarczy kliknąć Ustawienia (ikona koła zębatego).
Pojawi się możliwość zmiany sposobu pracy.
